Saklama ve İmha
Belge türlerine tanımladığınız saklama süresi dolan kayıtları görün ve dosyalarını kalıcı olarak imha edin.
Saklama süresi nereden geliyor
Belge Türleri ekranında her türe ayrı bir "Saklama Süresi" (yıl) tanımlayabilirsiniz. Süre boş bırakılırsa ("Süresiz") o türden hiçbir kayıt bu listeye düşmez.
Saat ne zaman başlıyor
Kaydın EN SON gönderilen belgesinin gönderim tarihinden — belgenin kendi geçerlilik tarihinden (ör. ehliyet süresi) değil. İkisi farklı sorular: biri "belge hâlâ geçerli mi", diğeri "bu kaydı ne kadar süre tutmalıyız".
İmha neden otomatik değil
Yanlış ayarlanmış bir süre (ör. yanlışlıkla "1 yıl") bir gecede tüm arşivi geri alınamaz şekilde boşaltabilirdi. Bu yüzden imha listelemesi otomatik, silme İK'nın tek tek onayladığı bilinçli bir eylem.
İmha edilince ne kalıyor
Yalnızca dosyanın İÇERİĞİ siliniyor. Kaydın kendisi (hangi tür, ne zaman gönderildi, kim onayladı) denetim izi olarak kalmaya devam ediyor — "bu belge vardı, şu tarihte imha edildi" bilgisi kaybolmuyor.
Bu ekranı kim görebiliyor
Varsayılan olarak yalnızca şirket sahibi (tenant_owner) — İK Yöneticisi rolünde bile bilerek yok. İhtiyaç varsa Roller ekranından açıkça verilmeli.